Los casos de abusos de información tanto en el sector público como el privado, el robo de IPs y la fuga de información confidencial durante los últimos años se han debido en parte a la facilidad de distribuir información electrónica a través del correo electrónico, dispositivos de memoria flash y otros medios. Aunque el contenido sea almacenado en un repositorio seguro, una vez que los usuarios acceden a un documento para leerlo y lo guardan en un disco local, el contenido se vuelve vulnerable.
Open Text Rights Management Services permite a las organizaciones reforzar sus estrategias de seguridad al ofrecer una protección continua que permanece con la información sin importar dónde ésta se dirija. Rights Management Services ofrece a los usuarios el control sobre quién accede a su contenido y cómo, y asegura que se utiliza la versión adecuada.
Rights Management Services refuerza las restricciones de protección de los contenidos para los documentos y otros contenidos basados en reglas de negocio como “no enviar por correo electrónico”, “no imprimir” o “no guardar localmente”. La aplicación encripta el contenido y la licencia de edición conjuntamente. El contenido y los derechos permanecen encriptados durante el transporte, extendiendo la seguridad hasta donde viaje el contenido. Cuando un receptor abre el contenido protegido con derechos, se envía un requerimiento al servidor de gestión de derechos para validar las credenciales del usuario y los derechos de utilización. Asimismo, soporta los escenarios de “ida y vuelta” permitiendo editar y subir nuevas versiones que mantienen las restricciones de gestión de derechos.
La integración total con la Suite ECM de Open Text permite a las organizaciones desplegar rápidamente Rights Management Services y proteger de forma sencilla cualquier activo de contenido almacenado en Open Text Enterprise Library, o asignar políticas de acceso a los ficheros a los niveles de seguridad existentes. Como un servicio compartido dentro de la Suite ECM, Rights Management Services también está disponible para cualquier aplicación de contenido en la organización.
La protección se extiende también a las aplicaciones de Microsoft Office 2003 y 2007 así como virtualmente a cualquier otro formato de fichero, incluyendo PDF, HTML, formatos de ficheros de diseño de ingeniería, imágenes, ZIP, archivos y más. Los usuarios también pueden leer y proteger el contenido visualizado en sus Blackberrys. Como resultado de ello, las organizaciones pueden securizar y controlar sus contenidos sin importar dónde éstos residan y cumplir mejor con los requerimientos normativos que obligan a la protección de información, tales como la normativa Sarbanes-Oxley.
La solución Open Text RMS se beneficia del servicio ampliamente utilizado Active Directory Rights Management Service de Microsoft, la plataforma tecnológica líder de la industria para la gestión de derechos disponible en Microsoft Windows Server 2003 y Windows Server 2008.
Open Text también ha llegado a un acuerdo con Giga Trust y Liquid Machines para añadir soporte a tipos de contenido especiales como ficheros CAD, Visio, Adobe PDF, ficheros gráficos y otros muchos formatos, además del soporte de gestión de derechos para los documentos disponibles a través de dispositivos Blackberry.
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