DocPath explica cómo la gestión documental permite una mayor ahorro energético de las infraestructuras TI - CMS Spain.com - España y América Latina

El Green IT ha dejado de ser una moda para ocupar un lugar destacado en la agenda de los responsables de sistemas de compañías de todos los tamaños. En un momento en el que los departamentos se ven obligados a hacer más con menos, el establecimiento de este tipo de políticas ecológicas permite incrementar la eficiencia de una organización, reducir sus costes y mejorar su imagen corporativa.

Según IDC, las empresas europeas gastan una media de 300 euros al año por empleado en servicios de impresión y digitalización. No obstante, en determinados sectores esta cifra aumenta hasta alcanzar los 740 euros.

Estos datos económicos tienen también su repercusión sobre el medio ambiente. Solo en España el consumo de papel por habitante al año es de 176 Kg, cifra superior en un 21 por ciento a la media de los países de la Unión Europea, donde no se superan los 139 kg. por habitante.

DocPath, compañía de capital cien por cien español especializada en el desarrollo de soluciones de software documental, ofrece las siguientes recomendaciones  para ayudar a las compañías a ser más ecológicas y reducir sus costes de forma significativa:

1- Implantar un sistema de control de la impresión puede ayudar a las organizaciones a monitorizar de forma más eficiente todos los trabajos que en ella se imprimen. Con este tipo de aplicaciones se pueden establecer cuotas periódicas por usuarios y departamentos y obtener una visión detallada de toda la infraestructura de impresión a través de informes personalizados.

2- Tratar en lo posible, y cuando sea necesario, de imprimir en blanco y negro, utilizar las dos caras del folio y emplear las impresoras de color solo cuando las necesidades del negocio lo requieran. No hay que  olvidar que las impresoras a color consumen más energía que las de monocromo y que sus tintas son bastante más caras.

3- Utilizar un software que permita procesar de forma electrónica todo tipo de documentos, puede incrementar la productividad del negocio y ahorrar costes derivados de la impresión y el almacenamiento del papel.

4- Emplear equipos todo en uno capaces de imprimir, copiar, escanear y enviar, y recibir documentos electrónicos por email, de esta manera no solo se consigue reducir costes, sino que se rebaja el consumo energético, ya que se elimina la existencia de algunas máquinas.

5- Fomertar un cambio de mentalidad entre los empleados y conseguir una oficina sin papeles. Mediante un programa de incentivos se pueden reducir las impresiones año a año;bonificar a los departamentos que menos papel consuman, así los trabajadores lo pensarán dos veces antes de darle al botón de imprimir.