Iron Mountain presenta su “Pirámide Documental”, donde muestra las distintas etapas de la gestión de la información - CMS Spain.com - España y América Latina

En la base se encuentra la Solución Especializada como inicio de todo proceso de gestión documental. Una empresa de tamaño medio produce un gran volumen de documentos, lo que puede convertir en un reto la tarea de localizarlos y recuperarlos. Un proveedor externo con experiencia en el sector es la ayuda más eficaz para organizar una planificación del proceso que asegure el cumplimiento con la legislación y el acceso fácil y controlado a cualquier documento.

El segundo nivel corresponde a la Seguridad. Su mantenimiento es imprescindible para reducir al mínimo los riesgos empresariales, y se pone en peligro cuando una compañía traslada a otro lugar determinados documentos para su digitalización. Cada paso durante ese proceso supone una oportunidad de extraviar documentos, o de organizarlos de forma incorrecta. Un proveedor único especializado reduce estos riesgos centralizando el archivo, digitalización y gestión de archivos en una sola ubicación. De este modo, la cadena de custodia nunca se pierde y el documento está siempre protegido.

El tercer nivel lo abarcan las Soluciones Híbridas, pensadas para combinar la rentabilidad que supone almacenar la información en formato físico con la comodidad de poder digitalizar documentos en el mimo lugar donde están guardados pudiendo tener un mejor acceso. Estas soluciones resuelven las dificultades que suponen la gestión de documentos con contenido no estructurado y formatos no estandarizados, que además de forma frecuente están repartidos en diferentes ubicaciones en salas de custodia o en distintos archivos electrónicos.

El cuarto nivel comprende el Control de los Empleados. Las herramientas de gestión y el acceso a la información de la empresa son actualmente esenciales para los empleados, es tarea de los especialistas en gestión documental garantizar el sistema de acceso a los archivos independientemente de donde se encuentren. Esto significa que aquellos que mejor conocen los documentos y sus usos deben tener siempre acceso a los mismos.

El quinto y nivel final está reservado a las Funciones de Alto Nivel de las soluciones de gestión, útiles especialmente para las grandes empresas que necesitan un control del flujo de trabajo de su empresa.