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Oxford University Hospitals digitaliza en 4 meses 13.000 documentos con escáneres Kodak i5850S

Crea 2.5 millones de imágenes de los documentos

Oxford University Hospitals digitaliza en 4 meses 13.000 documentos con escáneres Kodak i5850S
Por Redacción CMS-Spain.com
Actualizado el 15 de septiembre, 2017 - 19.26hs.

El hospital universitario inglés Oxford University Hospitals ha digitalizado en 4 meses 13000 documentos de múltiples páginas de su departamento de Recursos Humanos con escáneres Kodak i5850S generando 2.5 millones de imágenes.

Oxford University Hospitals (OUH), un centro de excelencia clínica de renombre mundial y uno de los mayores centros de enseñanza de Reino Unido, ha confiado en las soluciones de Kodak Alaris para digitalizar todos sus registros de recursos humanos aprovechando el traslado de sus oficinas a sus nuevas instalaciones en Cowley, Oxford.

Para llevar a cabo esta labor OUH ha contratado los servicios de MISL, partner de Kodak Alaris, que ha utilizado los escáneres Kodak i5850S para llevar a cabo el escaneado masivo de los más de 13.000 documentos con múltiples páginas. La digitalización de este lote de documentos, 2.5 millones de imágenes, se hizo en dos tandas separadas y tardó un total de 16 semanas.

A partir de ahora el proceso de digitalización de documentos lo hará el propio equipo de recursos humanos del OUH utilizando los escáneres inalámbricos Kodak i1190WN. Estos escáneres, que son flexibles y potentes, están diseñados para compartir documentos en un grupo de trabajo y permiten al equipo de recursos humanos de OUH capturar documentos de forma inmediata, a medida que los reciben, y cargarlos directamente en el sistema de almacenamiento digital.

La oficina de recursos humanos de OUH está muy cerca de ser un entorno completamente libre de papeles. Los formularios de cambio, las notificaciones de salud y bienestar, las revisiones de rendimiento y otras comunicaciones de los administradores, se reciben ya por correo electrónico y se pueden cargar de forma rápida y transparente en el sistema de registros.

El proceso de reclutamiento se realiza de forma completamente electrónica y para las personas que empiezan ahora a trabajar con OUH, sólo se crean dos formularios en papel: un formulario de pago de la nómina, que se elimina una vez se paga la primera; y un contrato de empleo, que se imprime para que el empleado lo firme y es escaneado de forma automática. Todo lo demás se gestiona de forma electrónica por los equipos de recursos humanos y los empleados.

OUH tiene un promedio de 150 - 200 nuevos empleados al mes en todas sus áreas de reclutamiento y en las épocas de alta contratación, como febrero o los meses de verano, estos números pueden aumentar considerablemente. El ahorro de tiempo y recursos es impresionante y el fondo gestor de OUH ya está pensando aplicar estas mismas soluciones a otras nueve áreas de la organización.

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