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Archivado y almacenamiento de documentos electrónicos cumpliendo con la GDPR. Con Doxis4 safeLock.

Gestión del borrado y almacenamiento de documentos electrónicos

Archivado y almacenamiento de documentos electrónicos cumpliendo con la GDPR. Con Doxis4 safeLock.
Por Daniel Alguacil (alguacil (at) daacontenidos.com) it-latino.net
Actualizado el 29 de noviembre, 2017 - 08.54hs.

Doxis4 safeLock es el módulo de la suite ECM de SER Solutions para la gestión del archivo y almacenamiento de documentos y permite el cumplimiento con las exigencias de la nueva Ley de Protección de Datos de la UE (GDPR). Publicamos un documento en PDF en el que se explica cómo permite el software el cumplimiento a la GDPR en lo que concierne al archivado de documentos.

Doxis4 safeLock es el módulo de la suite ECM de SER Solutions para la gestión del archivo y almacenamiento de documentos y permite el cumplimiento con las exigencias de la nueva Ley de Protección de Datos de la UE (GDPR).

El software de gestión documental Doxis4 supone mucho más que la simple conservación de los archivos de su empresa. Garantiza la preservación digital de la información a largo plazo.

El archivo digital de contenido Doxis4 se presenta como una fuente de información para todos los documentos y datos de la empresa debido a su múltiple funcionalidad: no sólo ofrece la posibilidad de archivar información a largo plazo sino que también puede guardar archivos de manera temporal para ser editados.

El repositorio de documentos digital Doxis4 administra no sólo los archivos digitales sino también aquellos que puedan ser digitalizados (como documentos, correos electrónicos, imágenes, objetos multimedia y enlaces, entre otros). Para la búsqueda rápida y efectiva de documentos el software utiliza metadatos que serán incluidos como criterios en su índice.

El hecho de que los documentos puedan ser indexados en su totalidad permite la búsqueda de los archivos mediante la opción de búsqueda de texto completo. Asimismo gracias a la funcionalidad de la exploración de datos, también aparecerán archivos relacionados al tema en cuestión, que serán sugeridos haciendo una valoración rápida del contexto de búsqueda.

El archivado electrónico: garantía de integridad certificada para una preservación de documentos a largo plazo

Durante el trabajo documental diario resulta imprescindible protegerse ante una posible pérdida de datos. Los directorios de archivo convencionales no siempre ofrecen la protección necesaria y adecuada para los procesos complejos de gestión de documentos lo que supone un riesgo puesto que se podrían borrar y/o modificar partes de algún archivo de forma accidental. Algunos directorios de archivos son tan complejos que los archivos llegan a perderse o resultan imposibles de encontrar.

El repositorio universal de contenido Doxis4 sustituye a los simples directorios de archivos. Gracias a su gestión de versiones automática se pueden modificar documentos sin por ello perder la versión original. Asimismo, es posible establecer un código de reglas que decida qué documentos deben guardarse de forma permanente, lo cual evita el archivado de versiones de trabajo innecesarias y obsoletas.

El repositorio de documentos: fuente de información para una gestión de documentos segura y eficaz

En su función de archivo electrónico Doxis4 garantiza el almacenamiento seguro a largo plazo tanto de información estructurada como desestructurada. Gracias a la sofisticada concepción de derechos de acceso para diferentes usuarios la gestión del ciclo de vida de la información (ILM) con normas de conservación variables, el almacenamiento de medios WORM y las firmas digitales, el repositorio de documentos proporciona un almacenamiento de sus datos, conforme a lo estipulado por la ley vigente.

La virtualización del archivado permite el funcionamiento e intercambio con diversos sistemas de almacenamiento de diferentes fabricantes, incluidas varias soluciones de nube.

Pueden implementarse también todo tipo de escenarios de distribución y replicación ajustados a las necesidades de las pymes y de los grandes grupos empresariales que operan internacionalmente.

Doxis4 ofrece interfaces y servicios de entrada a medida para crear diferentes soluciones de archivado, como por ejemplo, para datos SAP, MS SharePoint, MS Exchange y IBM Lotus Domino, entre otros.

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