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Laserfiche termina con la búsqueda y recuperación manual de documentos en el ayuntamiento de Belleview

La instalación, operación y formación sobre el nuevo sistema de gestión documental tendrá un coste de 15.000 dólares

Por Redacción CMS-Spain.com
Actualizado el 15 de diciembre, 2004 - 10.29hs.

El sistema para la gestión de documentos de Laserfiche ha sido implementado en el ayuntamiento de la población norteamericana de Belleview. Laserfiche sustituye el anterior sistema basado en papel y que suponía el almacenamiento de toda la documentación municipal en decenas de cajas ordenadas alfabéticamente entre las que había que buscar manualmente los documentos requeridos.

El nuevo sistema de Laserfiche tiene como principal objetivo terminar con la dificultad y la pérdida de tiempo que suponía realizar las búsquedas manuales entre toda la documentación en papel. Laserfiche ha sustituido la necesidad de pasearse físicamente por la sala de almacenamiento de la documentación, hallar la caja adecuada, localizar la carpeta precisa y encontrar la factura o documento buscado. Este trabajo puede ser realizado ahora desde el escritorio accediendo al sistema, buscando en él el documento mediante el uso de palabras clave y obteniéndolo en segundos.

El sistema de gestión de la documentación  de Laserfiche ha sido diseñado para escanear y almacenar informes de auditoría, facturas, minutas y otros documentos  en un banco de memoria desde donde puedan ser recuperados por cualquier usuario que los  quiera visionar, editar o imprimir.

El coste total del nuevo sistema de gestión documental de Belleview será de 15.000 dólares, precio que incluye instalación, operación y formación. El departamento de administración de este ayuntamiento será el primero en utilizar el sistema, instalado para dos usuarios encargados del escaneo e input de documentación y otros cinco con posibilidad únicamente de acceso, lectura, búsqueda e impresión de documentos.

De momento no se ha determinado en qué otro departamento será instalado próximamente la solución de Laserfiche, aunque el objetivo es que el sistema sea utilizado por la totalidad del personal del ayuntamiento de Belleview en un plazo inferior a cinco años.

En la actualidad, más de 2400 municipios y condados norteamericanos usan el sistema de gestión documental de Laserfiche.

www.laserfiche.com

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