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Legal vs. IT en la gestión de los archivos documentales y de información. Por Iron Mountain España.

Artículo de Ignacio Chico, Director General de Iron Mountain España

Por Ignacio Chico, Director General de Iron Mountain España Iron Mountain
Actualizado el 18 de julio, 2016 - 19.41hs.

Publicamos artículo de Ignacio Chico, Director General de Iron Mountain España, sobre la nueva forma en la que han de gestionar los archivos de documentos e información las empresas. El objetivo ya no es sólo cumplir con las normativas sino extraer el máximo valor a los datos e información para el negocio.

Legal vs. TI: la desconexión con el archivo de datos

En el pasado los principales factores relacionados con el archivo general de datos eran aquellos centrados en aspectos legales y de compliance y en la continuidad del negocio, incluyendo el eDiscovery, la retención de archivos, auditorías y recuperación en caso de desastre. Pero a medida que más empresas buscan extraer beneficio de su información en un esfuerzo para ganar competitividad en sus mercados, el archivo de datos ha asumido un nuevo papel. Sin embargo, existen dentro de las empresas importantes vacíos relacionados con la responsabilidad sobre el archivo de datos y con la estructura jerárquica, en especial la relación entre los departamentos de TI y jurídicos, que están frenando a las empresas a la hora de maximizar el valor completo de sus archivos. 

Según un estudio de IDC, cuyos resultados se publicaron en un informe patrocinado por Iron Mountain, la razón oculta para la desconexión con el archivo de datos estaría más que probablemente en la diferencia fundamental entre el papel y los objetivos de los departamentos de TI y jurídicos. Las responsabilidades están claras y no se solapan en asuntos tales como la resolución de problemas en los equipos informáticos o la tecnología, por un lado, o la aprobación de contratos, por el otro. El conflicto surge cuando se trata de la gestión y la usabilidad del archivo de datos de la empresa. El estudio mostró que mientras el 70% de los encuestados  en los departamentos de TI ve los archivos de datos como un ingreso, solo el 38% de los equipos jurídicos son de esa opinión, lo que arroja luz sobre cómo usan la información estos dos grupos profesionales. 

Los departamentos jurídicos se centran en la mitigación del riesgo y en limitar el acceso a la información custodiada y los departamentos de TI están evolucionando para dar apoyo a través de la información a las líneas de negocio encaminadas a dar un mejor servicio. Estos objetivos contradictorios provocan una ruptura en la percepción mutua, llevando a una mayor desconexión entre los mismos.

Los departamentos jurídicos tampoco coinciden con TI a la hora de discernir quién es responsable de los archivos. TI no considera al departamento jurídico como responsable del archivo y ambos se consideran responsables de muchos aspectos relacionados con la custodia de datos, desde la decisión de qué hay que guardar hasta garantizar qué los datos estén seguros. 

Los departamentos de TI parecen no darse cuenta de las frustraciones de sus colegas del equipo jurídico: más del 75% dan una alta puntuación a la satisfacción interna en relación a su gestión de los archivos digitales de la empresa. Sin embargo, aunque el 80% de los encuestados en el ámbito jurídico usan datos archivados, menos de la mitad están satisfechos con la accesibilidad a estos datos y solo uno de cada cinco afirma estar satisfecho con el trabajo del equipo de TI  en relación al archivo de información. 

Estas frustraciones por parte del departamento legal son un verdadero problema para las empresas, que no se pueden centrar únicamente en las necesidades del negocio con el riesgo de ignorar a sus equipos jurídicos. Para conseguirlo, tienen que implementar herramientas, procedimientos y gobernanza que satisfagan las necesidades y objetivos de ambos colectivos. 

Más de un tercio de las empresas afirman haber ingresado al menos 1 millón de dólares gracias a la monetización de sus datos durante el año pasado. Dado que no se prevé una ralentización en el rápido crecimiento de los datos empresariales, nunca ha sido tan importante que los departamentos de TI y jurídico encuentren un equilibrio entre sus objetivos por el beneficio común. Sin embargo hay algunos pasos concretos que las empresas tendrían que implementar:  

Contratar a un responsable de datos

Un responsable de datos puede ayudar a supervisar el desarrollo e implementación de los programas para extraer valor de los archivos de datos, a la vez que trabaja conjuntamente con el responsable de operaciones y el responsable de información para establecer estrategias de negocio y de datos a largo plazo. El responsable de datos no solo garantizaría que la dirección y el departamento jurídico estén debidamente involucrados y representados, sino que también que todas las partes tengan voz, educando a todos acerca de las necesidades y problemática de cada grupo para alcanzar un escenario común.  

Crar un comité transversal

Liderado por el responsable de datos y que incluya a representantes de TI, Dpto. Comercial y Dpto. Jurídico, un comité de este tipo ayudaría a fomentar la colaboración para implementar una gestión eficaz de los procesos de archivo de datos que den respuesta a los puntos clave relacionados con el acceso, la protección y las necesidades de negocio. 

Desplegar una tecnología segura de archivo de datos

Dependiendo de qué hay ya instalado, el comité debería implementar o actualizar la tecnología para el archivo de los datos con soluciones seguras y rentables como la cinta, garantías de restauración y almacenamiento seguro en la nube para dar una respuesta solvente a las necesidades de los departamentos de TI, comercial y jurídico. TI puede encargarse de hacer que los datos estén seguros desde el principio con el fin de evitar conflictos y afrontar peligros de forma proactiva.

Evaluar trabajar con un proveedor externo

Los proveedores con experiencia y tecnología pueden ayudar a aliviar la carga del archivado de datos, proporcionando gran valor al responsable de datos y al Comité de Archivado. El proveedor adecuado será capaz de proporcionar una solución que proporcione al departamento jurídico el acceso repetido y justificable necesario y mitigar el riesgo, a la vez que  libera los recursos internos de TI para poder centrarse en un trabajo más estratégico e innovador. 

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