De esta forma, durante el proceso de aprobación interna de un contrato, los usuarios pueden adjuntar la documentación de soporte y registrar las observaciones que consideren oportunas hasta su aprobación, teniendo a su disposición un sistema de gestión de versiones y estados.

Una vez firmado, la solución  mantiene informados a los clientes de las fechas de renovación y vigencia, así como de la situación en todo momento del documento original en papel.

Entre sus características principales figuran:

– Solución web que emplea tecnología de gestión documental, workflows y gestión de estados de la documentación bajo la plataforma de Alfresco.
– Punto de acceso común a toda la información relacionada con cada contrato.
– Creación de contratos en base a plantillas.
– Gestión de versiones, mostrando por defecto la versión actual.
– Flujos de trabajo.
– Gestión automatizada de estados de los contratos.
– Alarmas o avisos acerca de los distintos hitos del proceso.
– Control del archivo.
– Robusto sistema de seguridad basado en siete niveles de permisos.
– Informes completos que ofrecen distintas vistas del proceso de gestión del contrato.
– Integración con herramientas de autor como Microsoft Office y Correo Electrónico.
– La nueva solución vertical de Gestión de Contratos cuenta con una arquitectura flexible y abierta, que permite la integración con otras soluciones (como SAP, Siebel, etc.), además de regirse por los más elevados estándares de calidad.

Por otro lado, algunos de sus beneficios son los siguientes:

– Facilita la creación de los contratos a través de plantillas, posibilitando la reutilización de cláusulas ya redactadas.
– Optimiza el proceso de revisión y aprobación interna.
– Mantiene informadas en todo momento, mediante notificaciones al correo electrónico, a las personas involucradas en la gestión del contrato de todas las acciones que se realizan sobre el mismo.
– Garantiza la consistencia entre el contrato electrónico aprobado y su copia en papel firmada.
– Rápida búsqueda y recuperación de los contratos en formato electrónico.
– Permite conocer en todo momento la localización física de los originales.
– En definitiva, ofrece eficiencia y seguridad en el proceso de creación, revisión, aprobación y archivado de los contratos.

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