Los documentos que generan las transacciones entre los centros comerciales y los consumidores, los normalmente conocidos como “tickets de caja” en formato papel, provocan a las grandes empresas de distribución serios problemas de almacenamiento y gestión de esta información.

La incesante actividad de los terminales en estos centros también origina una gran cantidad de datos muy útiles para la empresa, tales como arqueos de caja, hora de apertura y cierre, errores de los dispositivos informáticos o del programa, actividad de los operadores, etc. Esta información suele ser de gran ayuda para mejorar la gestión de los propios centros de distribución.

Los centros están almacenando los rollos de papel que producen los terminales dentro de cajas en naves/almacén. En otros casos, los ficheros de texto que generan las aplicaciones de terminales se almacenan directamente, sin ningún tratamiento específico, en enormes discos duros de servidores de ficheros.

La legislación española permite almacenar toda esa información en formato de base de datos, en lo que ha dado en denominarse “Diario Electrónico”, eliminando la necesidad de almacenar el rollo de papel o el fichero de texto completo.

Sistemas de Documentación Multimedia propone una solución al problema de manejo y archivo de toda esta información: el gestor documental OpenText Alchemy junto al módulo de proceso de “spool” DataGrabber. Este módulo permite almacenar e indexar los enormes ficheros de texto que generan los TPVs, usando una simple estación de trabajo o un servidor departamental.

DataGrabber segmenta la información que recibe de los TPV en documentos, la indexa por todos los criterios de búsqueda necesarios y por todo el texto que contiene. Por último, facilita su almacenamiento en dispositivos de bajo coste como CD y DVD, junto al programa de búsqueda si así se desea. Su velocidad de proceso, incluida la división del fichero en tickets y la indexación por contenido, es de ¡2’5 GB de datos por hora!

Se puede dar acceso a los usuarios a través del navegador Internet Explorer mediante el uso de Alchemy Web, otro módulo de la familia Alchemy. Esta opción no hace necesario que se instale software en los puestos de trabajo. Como es lógico, permite establecer una política de acceso que controle el uso solo por aquellos usuarios que se identifiquen debidamente.

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