Athento es una plataforma de gestión documental que permite el manejo eficiente de todos los contenidos (diferentes tipos de información como por ejemplo, documentos escaneados, documentos creados con herramientas ofimáticas, elementos gráficos o multimedia, correos electrónicos, etc.) que fluyen al interior de una organización y que pueden provenir del interior de dicha organización o del exterior, y que, muy probablemente, tengan algún uso no sólo dentro de ella.

En primer lugar, Athento requiere que estos contenidos se encuentren en formato digital. Muchos de los documentos generados en la empresa ya son de carácter digital, pero otros muchos aún se encuentran en papel. Para esos documentos, es necesario llevar a cabo una digitalización vía scanner y si se requieren datos concretos de dichos documentos para ser procesados, tendrá que intervenir un OCR. (Para saber qué es un OCR, vea OCR en la wikipedia y OCR Yerbabuena)

Una vez que ya contamos con los contenidos en formato digital (cualquier tipo de archivo), es la hora de hacerlos llegar a Athento, o publicarlos -como diríamos en jerga técnica- y para ello, nuestro gestor nos ofrece variadas posibilidades

Examinando Archivos
Por supuesto, el tradicional botón de Añadir o Examinar no podría faltar en un software para almacenar documentos! Nuxeo, que es, por llamarlo de alguna manera, el padre de Athento (pues sobre él se desarrolla nuestra plataforma), ya nos ofrece esta posibilidad. Sólo tenemos que crear un nuevo documento y buscar en nuestro equipo el archivo que queremos almacenar en el gestor.

Usando Drag And Drop
Drag and Drop significa en español “Arrastrar y Soltar”. Nuxeo soporta esta funcionalidad de los navegadores. Sólo tiene que descargar una extensión o plug-in para su navegador, FireFox o Internet Explorer en un par de segundos y ya dispondrá de la facilidad de arrastrar desde su Escritorio, o desde cualquier carpeta, directamente un archivo a la ventana de Nuxeo para poder almacenarlo. Para mayor información sobre este plugin o para descargarlo haga clic aquí

Fotografiando documentos
Una de nuestras más interesantes funcionalidades es la de Gestión Documental Móvil. Este módulo puede ser vital para el personal cuyo trabajo requiere desplazamiento físico. Pero el punto específico de este módulo que queremos explicarles, es que los usuarios de Athento Móvil, usando la cámara de su teléfono móvil, podrán fotografiar documentos que el módulo añadirá al gestor.

Una foto con su móvil a un contrato cerrado por un comercial en otra ciudad, por ejemplo, y voilá, ya toda la empresa dispone del documento en el gestor documental!

Enviando un E-mail
Con el Módulo de Gestión de Correo dotamos a los usuarios de Athento de la posibilidad de no tener que acceder directamente al gestor para añadir contenidos. Para los empleados de una empresa esto puede convertirse en un factor de eficiencia que les permita gran movilidad y flexibilidad, ya que con enviar un adjunto por correo electrónico podrán publicar documentos. Pero tal vez, el mayor provecho que puede sacarsele a este módulo es cuando los documentos nos los hacen llegar terceros, externos a la empresa.

El funcionamiento del sistema es muy sencillo. Si en su bandeja de entrada hay correos con un campo “Asunto” que contiene un formato predeterminado- por ejemplo, las palabras “Curriculum Vitae”, Athento identifica el correo como un correo con documentos adjuntos que debe descargar y almacenar.

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