El Departamento de Transporte del estado norteamericano de Carolina del Sur (SCDOT) utilizará la solución Captaris Workflow para automatizar su sistema de provisión y alcanzar su objetivo de eliminar la utilización de papel en la organización.El sistema de gestión de documentos electrónicos de SCDOT utilizará Captaris Workflow en conjunción con Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003.

SCDOT gestiona millones de documentos cada año en sus operaciones. Con anterioridad a la utilización del nuevo sistema era habitual que el personal de la división de provisión empleara parte de su tiempo buscando documentos perdidos durante los procesos de aprobación.

Otros inconvenientes del antiguo sistema basado en papel eran la creciente demanda de espacio para almacenamiento y el retraso, en ocasiones de hasta dos semanas, antes de que se empezara a procesar una orden de compra. Captaris Workflow se integra con SharePoint Portal Server 2003 con procesos de negocio, tales como lista de tareas o distribución, desde el SQL Server, Microsoft Office FrontPage 2003, Microsoft Office InfoPath 2003 y Windows.

Según responsables de SCDOT, el reemplazo de los procesos de negocio basados en papel por la distribución automática de documentos electrónicos ha supuesto la reducción de hasta dos semanas en los periodos de entrega de sus productos y servicios.

Otros beneficios experimentados con el nuevo sistema por SCDOT han sido la recuperación de la inversión en el sistema en un plazo de seis meses, el rápido acceso a la última versión de los documentos desde cualquier lugar por parte de los empleados, reduciendo drásticamente los errores humanos, seguridad basada en el acceso mediante PIN y automatización de las políticas de retención y eliminación de los documentos.

SCDOT  tiene previsto también la integración de Captaris RightFax como solución de distribución de documentos electrónicos dentro de su sistema de gestión documental.

www.captaris.com

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