PalmSource Inc., proveedor del conocido sistema operativo de teléfonos y otros dispositivos móviles Palm OS, utilizará la solución Collaborative Document Management de Interwoven para mejorar la gestión documental en su departamento legal.

PalmSource espera que el nuevo sistema le permita mejorar la eficiencia de su personal dedicado a asunto legales, facilitando la reutilización de contenidos ya realizados y haciendo posible un mejor seguimiento de la aprobación y archivo de documentos.

El departamento legal de PalmSource gestiona asuntos legales que van desde licencias y contratos hasta las patentes. Con anterioridad a la adopción del sistema de gestión documental de Interwoven, el equipo legal de PalmSource utilizaba demasiada parte de su tiempo en la búsqueda de documentos y de sus diferentes versiones que habitualmente se encontraban guardados en los ordenadores individuales, en forma de correo electrónico o archivados en la red compartida sin un sistema común.

Además, este sistema de archivo hacia del cumplimiento de la regulación Sarbanes-Oxley una tarea intensa e imprecisa, ya que normalmente era difícil encontrar con rapidez determinados documentos o correos electrónicos, y más difícil todavía, identificar la versión más actual de cada uno de esos documentos.

PalmSource eligió Interwoven Collaborative Document Management para superar estas dificultades. Collaborative Document Management está basada en el software Interwoven WorkSite 8, solución que ofrece un enfoque de gestión documental y de colaboración centrado en los asuntos o casos (matter-centric collaboration o MCC), enfoque que más se acerca a la manera que tradicionalmente han trabajado abogados y personal legal. El enfoque MCC crea un equivalente electrónico al archivo por casos que unifica los documentos, correos electrónicos, facturas, contactos y otros contenidos relevantes relacionados con un mismo asunto, creando un archivo integrado accesible tanto internamente como externamente a través de diferentes departamentos y localizaciones.

Interwoven WorkSite permite además a PalmSource gestionar tanto los documentos como los correos electrónicos en una misma plataforma integrada. Centralizar todos los documentos y correos clave en un único repositorio central permite a PalmSource agilizar sus procesos para el cumplimiento de la Sarbanes-Oxley.

PalmSource es cliente de Interwoven desde el año 2002. La compañía utiliza el software Interwoven TeamSite para la gestión de su contenido web, así como Interwoven OpenDeploy para la distribución de su contenido empresarial.

www.interwoven.com

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