Loire SAFE, fabricante de máquina herramienta especializado en prensas hidráulicas, ha modernizado su sistema de información documental con Net. Portal de Mediapps, software para la gestión de contenidos empresariales y de portales corporativos Intranet/Extranet e Internet.

Con plazos de producción que varían entre 3 y 12 meses, Loire SAFE fabrica bajo pedido grandes máquinas a la medida de todo tipo de clientes,  desde grandes multinacionales hasta pequeños talleres. La documentación utilizada en esta producción es de origen y formato muy heterogéneo: emails y faxes,  documentos en Word y Excel, planos, archivos PDF, etc. La organización de cada proyecto es multidepartamental, ya que en la elaboración del pedido interviene un equipo formado por un líder, varios técnicos y el responsable comercial, con la participación de los departamentos de Administración y Compras.

La necesidad de implantar un nuevo software de gestión surgió del deseo de compartir los documentos asociados a cada proyecto de una forma más eficiente. Con anterioridad a la implementación del nuevo sistema de gestión documental, la información se encontraba dispersa en distintos soportes y ubicaciones. Se empleaba además frecuentemente el papel como soporte de la documentación de los proyectos, con los consecuentes costes que en términos de tiempo y dinero suponía esto.

Otra de las ineficiencias que se ha querido eliminar con el nuevo sistema consistía en que el aviso de nuevos documentos o cambios a un miembro del equipo se realizaba reenviando el email correspondiente a todos los miembros del equipo, provocando saturaciones y lagunas de información, puesto que, por descuido, a veces el reenvío no se hacía a todas las personas implicadas.

Como base informática corporativa, Loire SAFE poseía un sistema de gestión para Ventas, Compras, Producción y Administración; un servidor de ficheros en red donde se centralizaba toda la información documental de los proyectos organizados por carpetas, y un servidor de correo propio.

Con la implantación de la herramienta Net.Portal de Mediapps Loire Safe buscaba, en primer lugar, crear un punto de acceso único a todos los documentos del proyecto que permitiese una fácil localización futura de cualquier documento, evitase duplicidades y posibilitase el control de la última versión disponible.

En segundo lugar,  Loire Safe ha perseguido la práctica eliminación del papel, consiguiendo una reducción del 95% al limitar su uso a las actas realizadas a mano. Además, se han eliminado los reenvíos de emails diseñando un sistema automático de notificaciones a los miembros del proyecto con cero errores.

Dados los pocos requisitos del portal de intranet, se optó por incorporar este sistema en el servidor existente, que se encontraba infrautilizado.

  

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