El Ministerio de Vivienda y Urbanismo de Chile tenía un gran problema a la hora de gestionar los documentos de apoyo a la construcción de vivienda. En primer lugar, existía el riesgo de que los documentos del departamento se extraviaran, lo que comprometía directamente la gestión del MINVU ya que no existía un método que permitiera el control de las pérdidas de documentos. Además, en algunos casos, los ciudadanos intervenían en los procesos enviando cartas al MINVU para agilizar sus procesos. En muchas ocasiones la misma carta podía ser contestada por diferentes personas, inclusive con diferentes respuestas.

El MINVU seleccionó a Microsystems, proveedor autorizado de OnBase en Chile para que implementara una solución. Para atender a sus menesteres de ingreso y registro, se combinaron los módulos de Digitalización OnBase y Formularios Electrónicos OnBase. Para ocuparse de la gestión de archivo y difusión de documentos se utilizaron los módulos de Cliente OnBase, Web OnBase y Correo Externo OnBase.

Ahora, para todo el Ministerio solo existe una ventanilla por donde se reciben todos los documentos y correspondencia. Una vez digitalizado, automáticamente se envía un mensaje que anuncia la llegada del documento a su destinatario. La productividad y satisfacción de los clientes ha aumentado notoriamente.

 

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