Xerox ha presentado hoy 12 de noviembre en Madrid los resultados de un estudio sobre gestión documental que se titula “Documentos – Una gran oportunidad para el control de costes y la transformación del negocio: Conclusiones 2003”. CMS-Spain.com publica un WhitePaper de IDC en el que se explican las conclusiones de este Informe.,Xerox ha presentado hoy 12 de noviembre en Madrid los resultados de un estudio sobre gestión documental que se titula “Documentos – Una gran oportunidad para el control de costes y la transformación del negocio: Conclusiones 2003”. CMS-Spain.com publica un WhitePaper de IDC en el que se explican las conclusiones de este Informe.

Ofrecemos un White Paper de 12 páginas en el que se recogen las principales conclusiones del Estudio así como dos presentaciones de especial importancia. Una elaborada por Jaime García, Director de Análisis de IDC España, en la que este experto explica según su parecer cuales son las enseñanzas más importantes del Estudio.

En la otra presentación que ofrecemos Paloma Beamonte, Directora de Xerox Global Services España, expone también sus opiniones al respecto del Estudio, haciendo especial hincapié en lo que respecta a nuestro país. 

Este estudio independiente ha sido llevado a cabo por analistas de IDC que han mantenido entrevistas con cerca de 1.000 directivos de empresas de distintos sectores en 14 países europeos, entre los que estaba España. El estudio, que llega a su tercera edición, es una iniciativa de Xerox Global Services, la división de servicios de Xerox, para analizar la situación de la gestión documental dentro del mundo empresarial.

El objetivo del estudio era conocer cómo se administra en la actualidad la gestión documental en las organizaciones y si este proceso constituye una vía para ahorros adicionales de costes, aumentos de eficacia y beneficios en la productividad, y siempre teniendo en cuenta los retos actuales a los que se enfrentan las organizaciones y la actitud de éstas hacia la externalización. El estudio ha mostrado, datos tan significativos como que los ejecutivos españoles invierten un 36% de su tiempo en la gestión de los documentos.

¿Qué se considera documento?
Los documentos son como la sangre del negocio que alimentan al cuerpo (compañía) con el oxígeno (información) que le permite funcionar. La definición de un documento es uno de los puntos clave de este estudio, puesto que en función de lo que se considere documento, las medidas a tomar para mejorar los procesos documentales de las empresas serán diferentes. Sin embargo, todavía falta mucho para que se acepte de manera universal una definición amplia de lo que es un documento.

Los ejecutivos españoles son mucho más estrictos que sus colegas europeos a la hora de definir un documento. En cualquier caso, es importante destacar que el reconocimiento de los documentos electrónicos va en aumento, aunque una de cada cuatro empresas europeas aún no considera que el correo electrónico y los archivos electrónicos sean documentos. El estudio muestra, por tanto, una cierta confusión en Europa respecto a lo que se considera un documento.

De esta forma, no sorprende que el 97% de los encuestados no sea capaz de proporcionar un cálculo de cuánto gasta su organización en mantener y producir documentos al año. La mayoría de ellos porque no tiene acceso a esa información o porque realmente no lo saben. Además, el 61% afirma que no se realiza un seguimiento de todos los gastos que su organización hace en documentos.

El outsourcing, o externalización, se presenta como la mejor solución para resolver estos problemas. El 71% de los encuestados en España piensa que la externalización es una práctica aceptada o muy aceptada. Las razones argüidas más importantes son el control de los costes, las mejoras del enfoque comercial y la liberalización de recursos para otros fines.

Por tanto, la selección del potencial proveedor de servicios se convierte en algo muy importante para las empresas españolas. Entre los criterios más importantes a la hora de externalizar, el 86% de los encuestados en España considera que la experiencia técnica es el más importante, el 83% se fija en el coste del servicio y el 80% cree importante la estabilidad financiera del subcontratado. Además, la mayoría de ellos considera importante o muy importante que el proveedor de servicios ofrezca previsión de los costes (84%), flexibilidad operativa (83%) y reducción de los costes (81%).

El estudio en España
Uno de las datos más importantes extraídos del estudio es que el 36% de los directivos españoles considera que la mejora de la productividad y los beneficios es el mayor reto con el que se encuentran y, aunque también es considerado como el principal reto para el resto de los ejecutivos europeos (26%), España se sitúa significativamente por encima de la media europea en este aspecto.

Por otro lado, también destaca el hecho de que los documentos son críticos para el éxito de una organización, afirmación respaldada por el 72% de los directivos y ejecutivos entrevistados en España.   A su vez, el 66% de los encuestados considera que la actualización de los documentos debe ser lo más dinámica posible y estar en línea con la cambiante situación económica, dado que afectan a la agilidad de la organización.

Otro aspecto importante que ha sido evaluado en el informe de IDC es la eficacia en la administración de documentos. El 69% de las compañías españolas piensa que su estrategia de gestión documental ha sido muy útil para mejorar la eficacia, mientras que el 58% declaró haberles sido útil para mejorar la productividad y el 55% para mejorar el control de costes. A la hora de gestionar los documentos, desde la administración de los contenidos a la administración de los propios documentos, se señala como aspectos más importantes su distribución, la indexación y el flujo de trabajo.

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