El grupo constructor Ferrovial ha elegido la tecnología de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM) de Documentum para la puesta en marcha de diversos proyectos en el área de gestión documental.

Ferrovial utiliza la solución ECM de Documentum en el proceso de digitalización de la información generada en las distintas delegaciones de la compañía, el acceso a colaboradores de distintos departamentos y la gestión de la información para su rápida localización. Ferrovial ha puesto en marcha con Documentum aplicaciones para el control de la documentación de los clientes en obra, así como la gestión de la documentación procedente del negocio inmobiliario y la gestión de marketing de la filial constructora. En el área inmobiliaria, destaca la integración de Documentum en e-Ventas para la gestión de la documentación inmobiliaria en la venta de nuevas promociones residenciales.

Documentación de clientes

En lo que respecta al control de la documentación de clientes, Documentum recoge toda la información que se produce en las distintas delegaciones de la compañía y facilita su consulta al resto de organización, sin necesidad de reenvíos, por correo, de documentación. En la actualidad, diferentes departamentos de Ferrovial, como el financiero, contratación, sistemas e inmobiliario, utilizan Documentum con este objetivo.

Marketing

E-marketing es una aplicación que organiza, gestiona y publica los trabajos de marketing (archivo fotográfico, folletos, fichas de obras, etc.) de la actividad de construcción de Ferrovial para su conocimiento y utilización por toda la organización. Estos registros se introducen en el repositorio Documentum de forma que pueden ser fácilmente localizables por los colaboradores autorizados, gracias a un potente motor de búsqueda.

Ventas

El departamento comercial utiliza e-Ventas como sistema a través del cual es posible realizar la venta guiada de inmuebles de vivienda nueva. El aplicativo incluye la gestión documental de los documentos relacionados con cada una de las promociones (planos de situación, memoria de calidades, planos de unidades de venta, etc.) y Documentum se utiliza como plataforma de esta gestión documental para el manejo, gestión y publicación de todos los contenidos a  disposición de los usuarios de esta aplicación.

Para ello, se ha desarrollado un entorno intranet para la captura, catalogación y búsqueda de contenidos, tanto escaneados como digitales, exportando las referencias y algunos datos de los mismos a la base de datos de SAP (DB2). Asimismo, se prepararon varios módulos de consulta desde la aplicación para el acceso contextual a esos contenidos y para la generación de documentación utilizando las plantillas estándar determinadas por Ferrovial, gestionándose la creación, aprobación y cierre de determinados documentos con su ciclo de vida en Documentum.

Con esta herramienta se ha logrado agilizar los procesos de consulta y contribución de la información, así como controlar toda la documentación de clientes en obra. Más de 2.000 colaboradores pueden consultar los contenidos almacenados en Documentum. Además, entre 50 y 60 personas tienen la posibilidad de introducir, gestionar, modificar o suministrar dichos contenidos.

Los planes de Ferrovial pasan por seguir utilizando las soluciones Documentum en el futuro, tanto en el terreno de la gestión documental como en las áreas del Web Content Management y la Colaboración.

Ferrovial es uno de los principales grupos constructores europeos, por rentabilidad y capitalización bursátil, con más de 45.000 empleados, y con una presencia muy significativa en otros negocios complementarios, como son la promoción inmobiliaria, los servicios y las concesiones de infraestructuras.

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Por admin