Tabcorp (http://www.tabcorp.com.au/home/home.asp) es la mayor empresa australiana dedicada al mundo del juego, las apuestas y las máquinas tragaperras. Su departamento de Tecnologías de la Información tiene una importante sección, con varias personas encargadas, en su Biblioteca de documentación.

Esa biblioteca se encarga de gestionar los miles de documentos técnicos que sirven para el mantenimiento de todos los sistemas informáticos, software y hardware, necesarios para que funcione la empresa.

Por ejemplo, la documentación técnica versa sobre el mantenimiento de los sistemas utilizados para que los clientes de Tabcorp puedan apostar en las carreras de caballos, o en acontecimientos deportivos.

También para la gestión y mantenimiento del casino de Sidney, por ejemplo, gestionado por esta empresa. Sin olvidarnos, claro, de la documentación necesaria para el mantenimiento de las máquinas «tragaperras» que, como todos aquellos informáticos dedicados a las mismas conocen, llevan dentro de sí complejos programas de software que las permiten funcionar.

3000 documentos, 150 usuarios
El archivo de documentación técnica llegó a ser un problema a finales del año pasado. Unos 3000 documentos, con sus respectivas actualizaciones, que triplicaban ese número, unas 150 personas que componían el departamento de TI… el volúmen requería de la actualización del precario sistema de Gestión Documental que hasta ese momento se mantenía.

Las dos personas encargadas del mismo se las veían y deseaban para fotocopiar miles de documentos o para saber si lo que fotocopiaban era la última versión. Igualmente resultaba muy dificultuoso establecer un sistema de acceso a los documentos, puesto que en su gran mayoría son documentos de acceso restringido.

El equipo de Gestión Documental de Tabcorp quería que cada uno de los usuarios pudiera acceder a esta documentación directamente desde su PC y que pudiera imprimirla él mismo, sin necesidad de pasar por el equipo del archivo documental.

A principios de este año el equipo encargado de implementar el Sistema de Gestión Documental encontró la solución y la puso en marcha.

La empresa fabricante del sistema que utiliza Tabcorp tiene una fuerte presencia en España.

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