El rector, vice rectores, asistentes y otro personal clave en la dirección de la University of California Los Angeles (UCLA) reciben en su conjunto miles de cartas diariamente, muchas de las cuales requieren de una inmediata revisión y acción, en ocasiones por parte de diferentes oficinas. La misión del departamento de Servicios de Comunicación de Rectoría era hacer copiar manualmente de cada una de estas cartas y distribuirlas a su o sus destinatarios, haciendo al mismo tiempo un seguimiento sobre el progreso de las acciones a tomar en cada caso. Una tarea que con el aumento constante del volumen de correspondencia comenzaba a convertirse en una pesadilla.

Este caso detalla las circunstancias, retos y beneficios obtenidos tras la implementación de un sistema de captura de correo entrante y de gestión documental basada en Ascent Capture de Kofax y en RetrievalWare de Excalibur y que salvó a este departamento del colapso.

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