Los servicios DMS de Iron Mountain permiten que la gestión documental en las empresas contribuya a los objetivos de negocio reduciendo los costes, aumentando la eficiencia y eliminando los retos que supone para las organizaciones.

Las soluciones de Iron Mountain son adecuadas para eliminar barreras en aras de una gestión documental efectiva e incluyen:

•          Gestión de documentos activos: muchas compañías mantienen en sus sedes muchos más documentos de los necesarios, aumentando los costes, consumiendo el espacio útil y el tiempo de los empleados. Recientes estudios en las compañías europeas de servicios financieros y profesionales demuestran que aunque sólo el 50% de sus documentos están activos, llegan a almacenar hasta el 83% del total en sus oficinas pensando que así tienen un acceso más rápido y un mejor control. La realidad, sin embargo, es que la mayoría de las empresas pierden 1 documento de cada 20 e invierten una media de 25 horas en crear cada documento perdido.

•          Problemas asociados a la integración de sistemas de almacenamiento en papel y digitales: Otro reto al que se enfrentan las compañías es la complejidad de gestionar un entorno híbrido de custodia – mezclando archivos electrónicos con archivos basados en papel, documentos activos con inactivos, y archivos propios con otros externalizados incluso con distintos proveedores.

Las soluciones de gestión documental de Iron Mountain resuelven los problemas que implica almacenar a la vez documentos físicos y electrónicos, y ofrecen un acceso eficiente y rentable a los documentos cuando se necesitan. Esta combinación exclusiva permite la custodia física, la conversión inteligente de los documentos, y el almacenamiento y acceso digitales a los documentos. El sistema de gestión documental DMS se puede adaptar a cualquier negocio y a sus necesidades concretas.

Algunos de los beneficios clave que proporcionan las Soluciones de Gestión Documental de Iron Mountain incluyen:

•          Un proveedor único con una solución integrada para la gestión de documentos físicos y digitales garantizando el control total de la cadena de custodia.

•          La digitalización inteligente de documentos activos. Una solución rentable que permite la consulta de distintos tipos de documentos sin que sea necesario invertir en costosas soluciones hardware, software o infraestructuras.

•          El Centro de Archivo Digital. Un servicio bajo demanda Seguimiento efectivo de los documentos almacenados internamente para ayudar a estructurar un sistema de gestión interna de la documentación, a manejar todos los documentos almacenados interna y externamente y a añadir, buscar y recuperar documentos diariamente con el fin de asegurar la conformidad en las políticas de gestión documental.

•          Convertir documentos en papel a formato electrónico y almacenarlos en un archivo electrónico que permita a los usuarios acceso remoto a sus documentos vitales en cualquier momento y desde cualquier ubicación.

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