El 75% por ciento del conocimiento e información existentes en las empresas está en los emails, y las normativas nacionales y comunitarias son cada vez más exigentes a la hora de controlar, gestionar y salvaguardar toda esa información.
Las exigencias legales tanto en USA como en Europa sólo pueden ser cumplidas utilizando sistemas tecnológicos adecuados.

IXOS SOFTWARE AG, empresa con oficinas en España y fabricante de software para la gestión de contenidos empresariales (ECM) y Convera, con oficinas también en España, y fabricante de soluciones de búsqueda y categorización, han anunciado la firma de un contrato de licencias que permite a IXOS y a sus socios de distribución de hardware para almacenamiento, distribuir la tecnología de búsqueda de Convera, RetrievalWare, mediante la integración de ésta con las soluciones de gestión masiva de emails de IXOS.

La integración del software de Convera permite reducir el tiempo y el coste de la búsqueda sobre cantidades ingentes de emails archivados, incluídos documentos adjuntos, independientemente de su formato o idioma (Convera es especialista en la búsqueda sobre contenidos audiovisuales, por ejemplo).

Las soluciones de IXOS permiten archivar, conservar, acceder y gestionar millones de documentos y datos desde los e-mail hasta datos y documentos extraídos de aplicativos como los ERP y CRM. La capacidad de búsqueda de Convera permiten rastrear en archivos de cualquier clase, incluídos documentos de texto o formularios y documentos escaneados, imágenes y vídeo, audio o PDF, siempre a través de una única interfaz de búsqueda.

Este acuerdo permitirá a los clientes de Ixos optar por RetrievalWare como componente opcional de las soluciones de gestión de e-mail. La herramienta de búsqueda de Convera ya ha sido integrada con la solución IXOS para MS Exchange, pudiendo los usuarios poder acceder a las búsquedas desde el propio Outlook. Igualmente RetrievalWare funcionará con las soluciones de Ixos para Lotus.

Las soluciones de IXOS están diseñadas para cumplir con los requerimientos legales norteamericanos (aquí en Europa se están empezando a establecer también) en cuanto al almacenamiento de e-mails, entre ellas la SEC 17a-4, Sarbanes-Oxley Act, GoB, y Basel II.

«Los requisitos legales supondrán el 50 por ciento del gasto que se haga en sistemas ECM»

Según Gartner, los requisitos legales supondrán el 50 por ciento del gasto en los sistemas de gestión de contenidos empresariales y Business Process Management (BPM) a partir de 2004 y como resultado, la mayor parte de empresas que implementen sistemas ECM y BPM estarán influidas por el tema de los requerimientos legales.

Las empresas deben establecer controles internos sobre sus contenidos, así como en los procedimientos de gestión de documentos e informes, para cumplir las estrictas estrategias de almacenamiento y evitar responsabilidades por pérdida o descontrol de la información.

«La combinación del RetrievalWare de Convera con las soluciones ECM de IXOS proporcionan capacidades de archivado, búsqueda e indexación para gestionar la información y reducir riesgos por incumplimiento de la legalidad, dijo Mark Myers, vicepresidente de Alianzas Estratégicas de Convera. 

«La regulaciones gubernamentales no sólo exigen a las empresas el registro y archivo de las comunicaciones por e-mail sino también ser capaces de extraer y localizar la información contenida en ellos necesaria en un momento dado, añade Mark Myers.

 «El e-mail se ha convertido en la forma más utilizada para la comunicación interna en el seno de la mayor parte de empresas y con sus clientes, proveedores, socios comerciales y organismos reguladores. En consecuencia, archivar y escudriñar e-mails para cumplir los requisitos legales, así como para una gestión del conocimiento eficaz es crucial para las empresas. Éstas sólo ahora empiezan a reconocer el valor del e-mail para la gestión de los contenidos y se están moviendo para adquirir herramientas que gestionen dicho contenido, especialmente desde que según informa Gartner, hoy día el 75 por ciento de la difusión del conocimiento se realiza vía e-mail.  La tecnología de búsqueda altamente escalable de Convera, junto con el archivado inteligente de IXOS, proporciona la base para escudriñar eficazmente los e-mails. Las búsquedas por concepto de Convera, que pueden ser mejoradas con los Domain Cartridges opcionales pueden mejorar notablemente la precisión y la recuperación de las búsquedas en cualquier industria o sector, añade el experto de Convera.

El ECM (Enterprise Content Management) se ha convertido en un asunto crucial para las multinacionales que afecta a todos los activos de información de una empresa. Como resultado, las empresas están buscando fabricantes que simplifiquen la cuestión y reduzcan costes a través de propuestas integradas, dijo Andreas Nicklas, Vicepresident Worldwide Partner Sales de IXOS.  

IXOS ofrece el RetrievalWare de Convera como componente añadido a las soluciones de IXOS y a través de su canal habitual, incluídos los recientemente distribuidores de sus soluciones Hitachi Data Systems y Storage Tek (hardware para el almacenamiento). El precio varía en función de los productos que se contraten.

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