El proyecto, implantado por su partner y centro de competencia para el sector farmacia en Europa, CSC, se incorpora con el objetivo de crear registros en formato e-CTD tal y como requieren las autoridades.

KERN PHARMA tenía la necesidad de implantar una herramienta para la generación del registro electrónico, con objeto de poder disponer de un mayor control de la documentación que, día tras día, aumentaba dentro de la empresa. La empresa disponía ya de una herramienta de gestión documental propia, pero ésta era muy costosa de mantener y difícil de ampliar.

Alfresco Enterprise ha sido seleccionado entre todas las opciones, ya que dispone de utilidades que permiten a los usuarios de Registros una mejora de sus procesos diarios, además de presentarse como una alternativa de calidad, con unos costes muy competitivos frente a otras propuestas planteadas.

Entre estas utilidades, KERN PHARMA destaca:

  • Acceso limitado a los documentos y carpetas.
  • Automatización de tareas como la creación de estructuras de carpetas y ficheros, basados en plantillas configurables por los usuarios.
  • Gestión automática de las versiones de documentos.
  • Creación de workflows configurables para la revisión y aprobación de documentos.
  • Avisos a usuarios, relacionados con tareas pendientes.
  • Enlace entre documentos iguales, con el fin de reducir el espacio de almacenamiento y facilitando la modificación de los mismos.
  • Interacción mediante workflows, con los diferentes departamentos implicados en la creación de la documentación.

Alfresco, como herramienta de gestión documental de KERN PHARMA, permite absorber el creciente volumen de documentación manteniendo la estructura actual. Todo ello, incorporando elementos de seguridad como la trazabilidad, control de accesos dependiendo de los roles de cada usuario, etc. Por otro lado, para la empresa farmacéutica la implantación de este gestor ha permitido al resto de la organización compartir parte de esta documentación de una forma controlada y segura.

Así, el sistema se interfasa con la actual Intranet corporativa, permitiendo obtener información almacenada en ella. Además, el software de Alfresco permite publicar información relevante en modo consulta, para otros departamentos, de forma que la información está disponible permanentemente en toda la compañía.

La instalación del sistema Alfresco forma parte del proceso de creación de Registros en formato eCTD (requerido por las autoridades) y que se verá finalizado con la instalación de un sistema de renderización de eCTDs.

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