El grupo de empresas dedicadas a la confitería Chupa Chups utilizará el sistema de tratamiento documental Kdoc empleado por la española Kernel Doc para la transformación de sus albaranes en un archivo digital y la externalización de la gestión física de los mismos.

Chupa Chups, una de las marcas españolas más internacional, vende sus productos en más de 150 países y cuenta con fábricas propias en Rusia, México y España. Chupa Chups cuenta en España con una amplísima red de distribución de sus diferentes  productos por toda la geografía. Algunos clientes son servidos directamente por Chupa Chups y otros a través de un canal de distribuidores.

Para el control y seguimiento del circuito de ventas de los distribuidores, éstos  introducen telemáticamente todas las entregas realizadas diariamente para que Chupa Chups pueda realizar su facturación al cliente. A continuación se recibe la  documentación física (albaranes de Chupa Chups y albaranes de Distribuidores) para su posterior chequeo.

Antes de la implementación del sistema de Kernel Doc, la empresa dedicaba un gran esfuerzo en el cuadre y control de los albaranes recibidos en formato papel con los albaranes ya facturados, además de en archivado físico de los mismos. Por ello Chupa Chups planteó la necesidad de optimizar los procesos para automatizar el cuadre, control y archivado y conocer de la manera más fiable posible, sin ampliar los recursos asignados de personal, las posibles incidencias que existan con su circuito de ventas.

En la transformación de los albaranes en un archivo digital y externalización de la  gestión física de los mismos, el sistema Kdoc empleado por Kernel Doc para el tratamiento documental consta de diferentes fases:

Fase de Entrada. Fase donde se realiza toda la preparación manual de la documentación haciendo especial hincapié en el control de la recepción de los documentos, la identificación de incidencias, la separación por tipos de documentación y el loteado, encajado y etiquetado de las cajas que contendrán la documentación.

Fase de Tratamiento y Proceso. Esta fase operativa permite, mediante la digitalización de la documentación y su posterior indexación, la identificación de cada albarán, es decir, saber si un albarán posee algún tipo de incidencia. Mediante la comparación de los datos capturados desde los documentos con los datos facilitados por los propios vendedores, se puede establecer de manera casi instantánea una radiografía del estado actual de la documentación: Albaranes No Recibidos, Albaranes No liquidados, Albaranes con Identicket, Albaranes Sin Firma, Albaranes con Tachaduras, etc.

Fase de Cierre. La explotación de la información obtenida permite poder realizar acciones correctoras dentro del sistema de gestión de los albaranes. Por ello esta información se exporta hacia los sistemas del cliente para su correcto tratamiento. Independientemente de este proceso también se asocian las imágenes y la base de datos resultante para ser explotada como elemento de consulta dentro de Chupa Chups.

Según fuentes de Kernel DOC, desde la implementación de su sistema Chupa Chups ha podido constatar ahorros de recursos tanto físicos como humanos así como de gastos financieros, mejoras en su gestión de ventas y una gestión más efectiva de clientes y distribuidores.

http://www.kerneldoc.es/

  

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