Algunos de los beneficios que Kyocera Mita ha observado es un ahorro del 5% al 15% de los ingresos, una disminución del tiempo de búsqueda de documentos de 30 minutos por empleado y día, y un 98% más del espacio antes destinado a archivos en papel en la oficina, al convertir las tareas documentales en procesos digitales y automáticos.

Por otro lado, la búsqueda de información se acelera notablemente, no sólo desde el puesto de trabajo, sino desde cualquier parte del mundo ya que, a través de internet, es posible buscar, almacenar, archivar o consultar cualquier documento, siempre y cuándo se cuente con los permisos necesarios por parte del administrador.

Así mismo, los usuarios reciben listas de tareas individualizadas para saber en todo momento qué actividades deben realizar, cuáles están a la espera de aprobación por otros usuarios o cuáles están finalizadas.

Para hacer realidad todas estas funciones y beneficios, Kyocera ha desarrollado la Solución de Gestión Documental, que se compone de tres partes fundamentales:

– Software: a través de licencias del reconocido programa Docuware, del que Kyocera es distribuidor de referencia.

– Servicios profesionales: para diseñar los proyectos a medida de cada empresa, en función de sus necesidades y procesos de trabajo particulares.

– Mantenimiento: atención técnica y mantenimiento de la solución, incluso para poder adaptarse al desarrollo de la propia empresa.

La Solución de Gestión Documental de Kyocera permite definir derechos de acceso personalizados para diferentes usuarios. Mediante las funciones de registro, queda constancia durante años de quién accede a un documento y cuándo lo hace, así como las modificaciones que se realizan sobre este, con lo que garantizamos el cumplimiento de la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos). Gracias a los sistemas de firma electrónica y las marcas de tiempo se refuerza la integridad de los documentos y la autenticidad de los usuarios.

El concepto de “oficina automática y digital” puede beneficiar a empresas de todos los tamaños, independientemente del sector al que pertenezca. Además, cualquiera de sus departamentos puede contar con el proceso automático de la documentación: recursos humanos, contabilidad, administración, compras, etc.

Por poner un ejemplo, los historiales médicos tienen un coste de mantenimiento y gestión muy elevado, debido a la necesidad de cumplir con una serie de regulaciones legales en la difusión de documentos sanitarios. En este sentido, una solución de gestión disminuiría el gasto y facilitaría los procesos.

Algo similar ocurre en los departamentos financieros y jurídicos. Las posibilidades de indexar, almacenar y enrutar a través de esta solución de Kyocera, permiten agilizar sus procesos (pedidos, facturas de proveedores y de clientes, etc.), un control exacto de las versiones más actualizadas de cada documento, un seguimiento exhaustivo del estado de los trabajos, así como asegurar el cumplimiento de los plazos.

Por último Kyocera Mitaseñala la importancia de este tipo de Soluciones para la Administración Pública, un sector que se encarga de apartados tan vitales para la sociedad como el pago de impuestos, los permisos de obras, licencias de apertura o el control de procedimientos legales. Además, la entrada en vigor de la nueva Ley de Administración Electrónica, obligará a todas las instituciones públicas a mejorar sus procesos, jugando un papel fundamental la digitalización y automatización de todos sus flujos de trabajo.

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