Las compañías con una buena estrategia de Gestión Documental están mejor preparadas para responder más rápidamente a los cambios en el mercado, incrementar beneficios y reducir costes, según se desprende de un estudio realizado por IDC por encargo de la División Global Services perteneciente a Xerox Corporation.

El estudio ha sido publicado por IDC con el título  Organizations Shift Focus to Information Management: The Role of Documents in Highly Effective Business Processes.

Históricamente, aunque los responsables de las tecnologías de la información en las empresas han invertido en software para mejorar la gestión de sus organizaciones, sigue existiendo todavía la necesidad en la mayoría de empresas de una estrategia formal de gestión de los documentos que abarque de manera integral tanto el formato en papel como el electrónico y que integre realmente tecnología, procesos e individuos.

Según el estudio publicado por Xerox, aunque el papel continúa ejerciendo un rol principal en el funcionamiento de las empresas, las organizaciones con mayores índices de crecimiento tienen una mayor cantidad de procesos de trabajo digitalizados (49 %) que aquellas compañías con un índice de crecimiento medio (30 %).

Según los ejecutivos encuestados para la realización de este informe, los principales obstáculos nombrados como barreras a la información son , en primer lugar la inconsistencia de los contenidos o diversidad de los formatos (27 %), seguido de la dificultad para la búsqueda y recuperación de documentos (22 %) y las crecientes restricciones legales (17 %).

Aproximadamente un 40 por ciento de las organizaciones contactadas por los autores del estudio consideran importante el papel que ha de desempeñar el Director de IT o CIO en la iniciativa de cambio de los procesos documentales dentro de una organización.

Según Ben Gale, General Manager en Xerox International, las recompensas de la implementación de una estrategia efectiva de Gestión Documental se dan en el largo plazo e incluyen ahorros de costes, integración de los procesos de negocio, mayor satisfacción de los clientes y negocios con mayores beneficios.

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