Brodies LLP, una de las principales firmas de abogados escocesas, ha implementado recientemente la solución Collaborative Document Management de Interwoven para pasar a trabajar con una gestión documental basada en casos.

Con 140 abogados y 260 empleados, Brodies ofrece sus servicios a muchas de las principales corporaciones, instituciones financieras y departamentos públicos en Escocia. Durante los últimos cinco años, esta firma de abogados ha experimentado un importante crecimiento de clientes. Este crecimiento ha conllevado un importante aumento en el volumen de sus contenidos y, especialmente, en la cantidad de trabajos realizados a través de las fronteras para clientes internacionales.

Estas circunstancias han llevado a los responsables de la firma a mejorar la gestión documental de su creciente volumen de contenidos con el enfoque centrado en casos aportado por la solución de Interwoven. Este enfoque, conocido como matter-centric collaboration (o MCC), consiste en gestionar de manera conjunta en un área de trabajo unificada todos aquellos documentos de cualquier tipo o formato que están relacionados con el mismo asunto o caso.

Con la adopción del enfoque MCC de Interwoven, Brodies puede almacenar memorandums, correos electrónicos, imágenes escaneadas, PDF, faxes, etc… de manera conjunta en un área de trabajo unificada. Cada vez que se adquiere un nuevo cliente o se acepta un caso, el sistema genera una nueva área de trabajo para abogados y resto de personal. Cada una de estas áreas genera de manera automática una información descriptiva que posteriormente es asignada a cada contenido colocado en esa área de trabajo, lo que ayudará a encontrar la documentación relevante en cuestión de segundos.

Interwoven Collaborative Document Management está basada en el software de Interwoven WorkSite 8. La firma de abogados Brodies utilizará la reciente implementación de Collaborative Document Management para mejorar también su gestión de riesgos, haciendo posible con mayor facilidad la aplicación de sus políticas de archivo, retención y destrucción durante todo el ciclo de vida de sus contenidos.

La compañía utilizará también la solución de Interwoven para publicar información en una extranet que será utilizada por aquellos trabajadores que no desempeñen sus tareas desde las propias oficinas. También se generarán extranets para ser utilizadas por clientes, haciendo posible que éstos puedan acceder directamente a sus propias áreas de trabajo en lugar de tener que solicitar información actualizada a través del correo electrónico o del teléfono.

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