El 90 % de las empresas europeas externalizan el desarrollo, producción, distribución y almacenamiento de documentos, gastando en estos servicios el 3% de su facturación anual, según un informe de investigación realizado por RS Consulting y encargado por Xerox Global Services.

El informe de RS Consulting revela también que mientras las compañías destinan elevadas sumas de dinero a externalizar estas funciones, este gasto es considerado a nivel táctico y no estratégico. Los resultados de la investigación sugieren que las empresas europeas lograrían una mayor eficiencia y ahorro si externalizaran más actividades documentales a un menor número de proveedores externos.

El informe subraya que de este 90% de empresas que externalizan estos servicios una de cada cinco elige a uno o unos pocos proveedores. En el estudio se afirma también que, al estar siendo tomadas las decisiones de externalización a nivel táctico y departamental, los directores de la empresa desconocen el coste real de la gestión y externalización documental para toda la compañía.

Para Bryan Atkin, director general de RS Consulting, las conclusiones del estudio revelan que aunque las empresas están invirtiendo dinero en la externalización de documentos, no lo están haciendo necesariamente de la mejor forma.  Para Atkin en la mayoría de las empresas, no existe una  gestión estratégica de los gastos en servicios relacionados con los documentos. La toma de decisiones tácticas y la responsabilidad de los presupuestos que operan a nivel departamental ha llevado a que los servicios se ofrezcan a través de múltiples contratos con diferentes proveedores sin una visión global del gasto total de externalización.

Para el director de RS Consulting se abre, en este sentido, una gran oportunidad para el equipo directivo de la compañía de revisar dónde y con qué compañía se está externalizando los servicios con el fin de desarrollar la mejor solución. Hasta que las compañías de todos los países europeos no asuman esta tarea, afirmaremos que  el mercado europeo de servicios documentales externalizados está todavía en una fase incipiente» afirma.

Este informe está basado en más de 600 entrevistas a directores de más de 250 empresas líderes en Bélgica, República Checa, Francia, Alemania, Hungría, Italia, Países Bajos, España, Suecia, Suiza y Reino Unido.

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