La importancia del uso de un adecuado sistema de gestión de contenidos empresariales es un concepto que gana terreno por momentos. Sin embargo, la actual implantación y uso de los sistemas de ECM en las empresas europeas parece confirmar que del dicho al hecho, de la teoría a la práctica, existe todavía un buen trecho.

Esa parece haber sido la principal conclusión de un estudio sobre la consideración y el uso de los sistemas de gestión empresarial en las compañías y organizaciones europeas llevado a cabo por los analistas de  META Group a instancias de Stellent, proveedora de sistemas de ECM.

El estudio, realizado a partir de entrevistas con responsables de 206 compañías en Reino Unido, Francia, Italia y Holanda, concluye que más del 50 por ciento de las empresas europeas no cuentan con el sistema de archivo de cartas o correos electrónicos, y que la misma proporción operan con una cantidad considerable de información obsoleta en sus sistemas.

De las entrevistas realizadas parece extraerse la idea de que en el seno de los órganos de decisión de las compañías es común la conciencia sobre los beneficios y las oportunidades que un sistema de gestión efectiva de los contenidos empresariales puede reportar. Este conocimiento, sin embargo, parece contrastar con las barreras que impiden la implantación de estos sistemas.

Según el estudio, tan sólo una media de un 2 % de los empleados de las compañías están involucrados activamente en actualizar o difundir los contenidos empresariales. Un 62 % de los encuestados señalaron la facilidad de uso como el principal elemento responsable de la participación efectiva de los empleados en un sistema ECM y, por lo tanto, del éxito de su implantación.

Por otra parte, el estudio de META Group señala a la gestión de contenidos de cara al exterior de la organización, es decir para web sites o extranets, como la principal razón aducida por las empresas a la hora de decidirse por la adquisición de una solución de gestión de contenidos. El principal objetivo empresarial de esas implementaciones más nombrado, con un 50 %, ha sido el de aumentar la satisfacción del cliente.

Otro factor tenido en cuenta a la hora de poner en marcha un sistema ECM han sido las relacionadas con el cumplimiento de las normativas legales de gestión y archivo de documentos empresariales, consideradas por un 38% de las compañías encuestadas.

El estudio señala también que resulta muy frecuente que el actual sistema de gestión documental de muchas de las empresas esté formado por varios proyectos semi-conectados y que las organizaciones mantengan varios sistemas que se solapan en algunas de sus funcionalidades.

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