La Retirement and Benefits Services Division del estado norteamericano de Connecticut, responsable de la gestión de unos activos de 37.000 millones de dólares y de la administración de los pagos de jubilación de unos 85.000 empleados públicos, ha seleccionado Vignette IDM para transformar su sistema de records management basado hasta el momento en el uso de microfilms.

Este anterior sistema se estropeaba con frecuencia y no recibía soporte técnico de su proveedor original. Además el creciente volumen de registros hacía cada vez más difícil e ineficiente su uso. Con el nuevo sistema basado en el uso de Vignette todo documento entrante es inmediatamente capturado en una carpeta individual para cada empleado y almacenado en el sistema.

La Retirement and Benefits Services Division (RBSD) puede ahora crear registros electrónicos para el seguimiento de los pagos de jubilación, devoluciones o el estado bisemanal de los sistemas de contabilidad y pago de nóminas. La integración de esta herramienta en el mainframe permite una fácil utilización que no ha requerido prácticamente de ningún tipo de formación de los empleados.

Los registros de todos los empleados en activo que se encontraban en microfilm han sido ya convertidos al nuevo sistema. En la actualidad la RBSD se encuentra en proceso de convertir también unos 300.000 microfilms pertenecientes a los antiguos empleados.

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