Intecsa Uhde Industrial (IUI), empresa de ingeniería industrial, ha entrado en la fase final de la implantación de la tecnología de Documentum para la puesta en marcha de un sistema de gestión electrónica de documentos orientado a Intranet/Internet. Esta solución, cuya implantación comenzó en 2001, permitirá a la compañía agilizar los procesos documentales, así como crear un entorno de colaboración para acceder a toda la información de la empresa y especialmente a la de proyectos.

Anteriormente IUI, que ha sido la primera empresa de ingeniería industrial en adoptar este tipo de soluciones y uno de los primeros clientes de Documentum en nuestro país, llevaba a cabo la gestión documental de forma tradicional, en papel, al no disponer de una herramienta eficaz para la gestión electrónica integral de los contenidos y de los procesos documentales asociados a éstos.

Esta situación suponía una multitud de ineficiencias como el mantenimiento de varios archivos en papel, la gran cantidad de tiempo consumido en realizar copias y archivar, los retrasos en el intercambio de documentos con el exterior, la repetición de trabajo por utilizar información no actualizada, etc.

Con la incorporación de Documentum, cuya decisión de adopción fue tomada con el fuerte apoyo de la Dirección General de la compañía, IUI ha desarrollado una Intranet que constituye el punto de acceso a toda la documentación de la compañía y, muy en particular, a la documentación de los proyectos. Concebida como un entorno de trabajo en grupo gracias a Documentum, los integrantes de cada proyecto pueden acceder de un modo rápido e intuitivo a la información así como crear, modificar y compartir sus documentos. A ello se han añadido workflows para automatizar y controlar los flujos de aprobación, publicación y distribución de los documentos.

El resultado es un sistema de gestión on-line de proyectos que da soporte a todas las fases en la realización de proyectos -incluyendo la ingeniería, compras y construcción- así como a la aprobación de facturas. Asimismo, IUI creó el departamento de Gestión de Conocimiento, con el fin de gestionar la implantación, formación de usuarios, o adecuar la gestión de Proyectos al nuevo entorno.

Gestión del Conocimiento e Intranet
«Gracias a la tecnología de Documentum hemos logrado que las distintas partes que participan en cada proyecto trabajen en un entorno colaborativo común. Esto nos garantiza que se comparta siempre la información del proyecto plenamente actualizada de manera inmediata, controlada y segura, desde cualquier lugar del mundo y en cualquier momento, permitiendo incluso la «ingeniería 24 horas» cuando varias compañías de distintos países participan en un proyecto», señala Mario Montesinos, responsable de la gestión documental dentro de Sistemas de Información en IUI.

La nueva solución desarrollada con Documentum permite reutilizar el conocimiento generado en proyectos anteriores y mejorar la productividad y calidad, al acceder a la información más actualizada. Asimismo, ha supuesto un ahorro importante de costes de manejo de papel.

Para Mario Montesinos, el sistema también ha reportado beneficios a los clientes de la compañía ya que «supone un mejor control del progreso de ingeniería y construcción de sus fábricas y reduce la necesidad de desplazar equipos de ingenieros residentes a IUI para hacer el seguimiento de los proyectos».

En cuanto a los suministradores, éstos pueden acceder online a la información de los proyectos relevantes para realizar su trabajo de diseño. Un proyecto típico involucra a 300 proveedores y genera 20.000 transacciones de documentación y planos con los fabricantes de equipos.

Desde el punto de vista tecnológico, la arquitectura de la aplicación consta de dos zonas diferenciadas:

* una interna donde accede el personal de la compañía, tanto desde la oficina central en Madrid, como desde cualquiera de las oficinas locales (Tarragona y Algeciras) o cualquiera de las obras a través de los productos cliente utilizados: Documentum Desktop Client, Documentum Intranet Client o alguna de las aplicaciones desarrolladas en la propia compañía.

* otra externa donde se lleva a cabo la comunicación con clientes y proveedores, a través del sitio web de IUI en Internet, que cuenta con dos entradas muy diferentes: Proyecto en colaboración (Documentum Intranet Client por donde acceden los clientes) y Centro de negocios (Documentum WebPublisher por donde acceden los proveedores). Cabe destacar este último, específicamente adaptado para el comercio electrónico y la colaboración entre IUI y sus proveedores, permitiendo el acceso de los proveedores a las peticiones de oferta que realiza IUI y la gestión de los pedidos.

La documentación es copiada de una a otra mediante el uso de los servicios de replicación de Documentum, manteniendo así la información actualizada. El resto de productos utilizados conjuntamente con Documentum son el sistema operativo NT Server y el gestor de bases de datos SQL Server 7 de Microsoft (que serán actualizados próximamente a su versión 2000), junto con el servidor de aplicaciones WebLogic Server de BEA.

Estado actual de la implantación de Documentum
Actualmente, la implantación de Documentum en IUI está muy avanzada, por lo que la compañía ya hace uso de la mayor parte de las funcionalidades que ofrece Documentum. Además, IUI ha desarrollado aplicaciones específicas para Documentum, como buscadores inteligentes personalizados, aplicaciones de importación y exportación masiva de documentos y metadatos dotadas de sistemas de verificación o una aplicación para la obtención masiva de rendiciones de archivos CAD. De este modo, desde hace más de un año, todos los proyectos que se realizan se gestionan directamente con Documentum.

IUI se encuentra migrando a la nueva versión 5 de Documentum y actualizando todas las aplicaciones a la nueva plataforma WDK, a la vez que se integran el resto de las aplicaciones de la compañía. «No obstante, después de todo este tiempo de relación con Documentum, estamos pensando en cambiar algunos de los planteamientos iniciales, con el fin de mejorar procesos y satisfacer necesidades que, al principio, no teníamos. Pero sin duda alguna, de lo que más nos sentimos orgullosos es del cambio de cultura empresarial que nuestra empresa ha experimentado, al apostar por tecnologías como Documentum«, explica Mario Montesinos.

Intecsa Uhde Industrial
Intecsa Uhde Industrial S.A ofrece servicios de ingeniería y plantas llave en mano en industrias de proceso químico, plantas industriales, edificación, energía y cogeneración y medio ambiente. Acumula una experiencia de más de 35 años en la realización de proyectos de plantas industriales, ofreciendo un servicio integral de Ingeniería, Compras y Construcción.
La compañía pertenece a dos grupos de carácter internacional (Grupo Dragados y Grupo Thyssen Krupp ) con una red mundial de oficinas. Esta red de oficinas permite a Intecsa Uhde estar presente en cualquier parte del mundo. La empresa consta de unos 450 empleados y tiene sus oficinas centrales en Madrid, aunque dispone de centros permanentes de trabajo en Algeciras y Tarragona, además de varias oficinas de obra tanto en territorio nacional como en varios países del Mundo.

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