La firma de abogados norteamericana Miller Canfield implementará el servicio de records management de Oce Business Services para mejorar sus flujos de trabajo y reducir los costes de su gestión de registros. La compañía desarrolla sus operaciones en 15 oficinas y emplea a 740 profesionales, 340 de ellos abogados.

Oce Business Services (OBS) deberá convertir aproximadamente cuatro millones de páginas de documentos al nuevo sistema controlado por una base de datos que permitirá la trazabilidad e indexación de los documentos. Los componentes de esta solución incluyen servicios de gestión de archivo, servicios de escaneado, personal, formación y nuevo software y hardware. Además, los consultores de OBS ayudarán a los directivos de Miller Canfield a desarrollar una política de retención de registros que contemple el cumplimiento legal y los riesgos financieros y operacionales.

El contrato firmado entre la firma de abogados y OBS ofrece también la migración a un sistema de retención y gestión de registros electrónicos que permita al personal de la compañía acceder a los documentos de manera segura y bajo demanda desde sus escritorios y en cualquier localización. Responsables de Miller Canfield podrán medir la eficiencia de la solución utilizando un software de gestión del programa de Oce que ofrece también capacidades de auditoria, informes y trazabilidad.

La suite de records management de Oce Business Services es personalizada según las necesidades de cada cliente. Consultores expertos de la compañía ayudan a identificar los objetivos y requerimientos de los clientes para establecer el sistema de retención y clasificación.

Los servicios de registros de OBS son uno de los componentes del amplio abanico de servicios de gestión documental de la compañía que incluye correo, copia, impresión, escaneado, gestión de registros y archivo. Los servicios ofrecidos incluyen, entre otros, aparatos multifuncionales para copia, impresión o escaneado, aplicaciones para medida y gestión del rendimiento de Oce, consultoría sobre establecimiento de políticas, impresoras de código de barras, escáneres de mano formación de clientes.

www.oceusa.com/obs

www.millercanfield.com

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