raona, ingeniería de software y consultora tecnológica española, ha resultado compañía adjudicataria del concurso público para la renovación de la intranet de la Entidad Pública Empresarial de Suelo (SEPES), organismo adscrito al Ministerio de Vivienda. raona tiene previsto desarrollar el proyecto en un plazo de cinco meses y tener lista la nueva intranet de SEPES en la primavera de 2010.

Hasta el momento SEPES contaba con una intranet que, por su planteamiento y diseño técnicos, no estaba alcanzando un nivel de uso óptimo por parte de los usuarios, por lo que la Entidad planteó la necesidad de mejorar y ampliar la funcionalidad de la plataforma con el fin de optimizar la gestión de la información y la documentación generada y mejorada por SEPES. Asimismo, deseaba que la solución planteada fuera escalable y extensible previendo futuras ampliaciones de la misma. Por otro lado, la nueva intranet debería actuar como punto de acceso común a las diferentes aplicaciones corporativas.

La solución ganadora y propuesta por raona tiene como protagonista absoluto a Sharepoint 2007 de Microsoft, tecnología que permite integrar los desarrollos actuales de SEPES sobre la plataforma .NET, integrar las distintas herramientas de colaboración del organismo y conseguir importantes ahorros en el capítulo de costes de desarrollo. raona, diseñará, además, una intranet con con una imagen orientada a la usabilidad, haciendo que la aplicación sea amigable para el usuario y facilite, en la medida de lo posible, la comodidad y la utilización de la misma.

En cuanto a la arquitectura de la información, raona propone una estructura basada en dos grandes secciones, una sección transversal común para todos los usuarios y que se convertirá en la base de la nueva Intranet en cualquiera de sus ampliaciones, y una sección específica que cubre las funcionalidades de cada área o departamento que quiere estar presente en la Intranet.

Más concretamente, el proyecto diseñado por raona mejora las siguientes funcionalidades de usuario:

•    Búsquedas de información, por parte de los usuarios a lo largo y ancho de la intranet de una forma sencilla y rápida mediante la implementación de Enterprise Search, integrada en SharePoint 2007.

•    Servicio de Alertas, mediante el que los empleados de la entidad podrán recibir e-mails con las notificaciones a las que estén suscritos cuando se publique un nuevo documento en una lista o cuando se modifiquen documentos.

•    Listas de tareas. Los usuarios podrán ser conscientes de las tareas pendientes de realizar. Aunque SharePoint, como producto, no ofrece la posibilidad de ver de manera centralizada las tareas de los usuarios que se generan en los distintos sitios de la Intranet, raona lo ha solucionado ya que dispone de un componente que permite agrupar todas esas tareas en una sola lista que será visible en la página principal de la Intranet.

•    Aplicaciones externas. Para la autentificación de los empleados en las diferentes aplicaciones, la utilización de la tecnología de Single Sign-On facilitaría este apartado haciendo que no se solicite el nombre de usuario y contraseña de los empleados al acceder a las aplicaciones externas, lo que mejora en gran medida la experiencia de los usuarios.

•    Foros. Uniendo los foros de SharePoint con la aplicación de diferentes niveles de seguridad, se obtiene una solución en la que, mientras que unos empleados sean únicamente participantes de los foros, otros podrán encargarse de las funciones de administración y moderación de los mismos. En este punto, raona implementará la solución webpart KwizCom Forum, un visor de foros que permite ofrecer un aspecto más agradable a los foros de SharePoint y adaptarlos a la Intranet para que se cumplan los requisitos de diseño del resto de la aplicación

•    Anuncios. Disponiendo de la funcionalidad de anuncios que ofrece SharePoint, es posible aportar información relevante para todos los empleados de una manera rápida y cómoda, de esta forma se eliminan las molestas cadenas de correos y se permite centralizar en un único punto la publicación de todos los anuncios y noticias de interés. La publicación de estos anuncios la pueden realizar los propios empleados, sin necesidad de la intervención de un administrador, o incluso se puede contemplar la posibilidad de que sean creados mediante algún proceso automatizado.

•    Mis Datos (MySite). Permite que cada usuario se cree un sitio de SharePoint personal. Podrá tener su vista privada y su vista pública. En su vista privada podrá almacenar documentos, crear listas, gestionar información, crear páginas web, acceder al correo electrónico Exchange,… En su vista pública podrá mostrar información de su perfil, sus contactos, sus compañeros, su posición en la empresa, y además crear un blog personal que otros usuarios puedan ver. 

Finalmente, señalar que raona se ha preocupado también de diseñar una intranet segura. Así, los grupos de seguridad definidos se encargarán de que los empleados sólo puedan ver la información que les está permitido acceder. Además, el hecho de definir diferentes niveles de permisos hará que, en función del grupo al que pertenezca el empleado dentro de ese apartado, pueda ver, añadir, editar, aprobar o eliminar información.  La gestión de los niveles de permisos se administra desde SharePoint, mientras que la pertenencia a los diferentes grupos se hará desde Directorio Activo. De esta forma se evita la duplicación de la estructura de Directorio Activo pero pudiéndola personalizar en caso de necesidad sin que afecte al resto de la estructura de permisos y roles corporativa.

 

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