El fabricante de soluciones para la gestión de contenidos empresariales Stellent ha lanzado recientemente una nueva aplicación para la gestión de registros. Stellent Universal Records Management permitirá a las organizaciones definir, gestionar y ejecutar políticas de gestión y retención de registros para todo el contenido empresarial y desde una única aplicación.

El nuevo Stellent Universal Records Management utiliza un agente para asegurar el cumplimiento de las políticas y programas de gestión y de retención en aplicaciones y repositorios a través de toda la organización. Esta funcionalidad permite a las compañías que el contenido permanezca en su localización original en lugar de tener que moverla a un repositorio central para poder gestionar o retener los registros, aplicando las reglas directamente sobre el contenido allí donde éste resida.

Este tipo de gestión “in-place” de los archivos supone una opción que conlleva un mínimo impacto sobre las aplicaciones y sus usuarios ya que el contenido simplemente permanece en su entorno nativo a menos que una determinada política requiera que este sea trasladado a un repositorio específico para la gestión de registros.

Estos agentes envían además información de vuelta al servidor Stellent, permitiendo un catálogo continuamente actualizado de todo el contenido empresarial. El servidor facilita también las actividades de descubrimiento legal y aplica retenciones para casos de litigio al contenido considerado como relevante.  El nuevo sistema es completamente conforme a la directivas 5015.2 y 5015.4 del Departament of Defense (DoD) norteamericano sobre la gestión de registros tanto físicos como electrónicos.

A través de su arquitectura, Stellent Universal Records Management puede aplicar políticas y programas de retención y gestión a contenido localizado en prácticamente cualquier repositorio o aplicación, ya que sus APis son abiertos y han sido publicados.

Stellent se ha asociado con varios proveedores de soluciones para desarrollar conjuntamente agentes que permitan aplicar las políticas de gestión y retención de registros a contenido residente en sus aplicaciones. Los primeros agentes lanzados por compañía serán para Symantec Enterprise Vault, Microsoft SharePoint Server, así como para los servidores Windows, Unix y Linux.

Además, la solución de Stellent, en lugar de basar sus reglas de retención simplemente en elementos como el tamaño o fecha de los archivos, podrá aplicar reglas de negocio basadas en otros múltiples criterios o su combinación, tales como el estado del documento, estadísticas de uso, seguridad, reglas de publicación o cualquier otro tipo de metadata sobre el contenido. 

Stellent Universal Records Management ofrece al personal responsable de los asuntos legales y de conformidad con la legislación un catálogo sobre el que poder realizar búsquedas de todo el contenido importante dentro de la organización, así como la posibilidad de establecer una retención sobre determinados contenidos y, si es necesario, mover éste a un repositorio central. La nueva solución de Stellent cataloga el contenido para reducir la cantidad de éste que debe de ser gestionada o buscada. Adicionalmente, todas las acciones son registradas y están disponibles para la realización de informes o en caso de auditoría.

El precio básico de Universal Records Management es de 100.000 dólares. Los agentes ara la gestión “in-place” tienen diferentes precios entre los 10.000 y 50.000 dólares.

Stellent ofrece e-seminarios a aquellas personas interesadas en obtener más información sobre esta solución:

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