Ever Team, editor europeo de soluciones integradas para la gestión de contenidos empresariales (ECM), anuncia que TATEX, la nueva marca de TAT Express, operador europeo para la distribución y transporte de correo express, utiliza su plataforma EverSuite para capturar los documentos de suministro.

La aplicación, desplegada inicialmente en 1996, utiliza hoy la solución de archivos de imágenes de Ever Team, ES-Folder, para la captura e indexación diarias de 30.000 albaranes de entrega. Trabaja como parte del sistema de publicación online, por lo que las notas de entrega pueden estar disponibles en la extranet dedicada para los clientes de TATEX, en el mismo día en el que las recibe el centro de procesamiento.

Antes de que el proyecto fuese implementado, TATEX contaba con un sistema en papel 100% manual para gestionar todos los comprobantes de entrega recibidos cada día. Entre sus obligaciones legales, TATEX debía proporcionar a sus clientes los comprobantes de entrega de varios años. Esto representa 7,5 millones de notas de entrega archivadas cada año, distribuidas por las 35 agencias del grupo.

Además del problema de almacenamiento, la recuperación de un comprobante de entrega a petición del cliente podía llevar más de dos semanas. El objetivo de TATEX era, por tanto, claro: implantar un sistema de gestión completamente informatizado para los comprobantes de entrega, con el fin de reducir el espacio de almacenamiento y acelerar la recuperación de estos documentos.

Gracias a la implementación de EverSuite, TATEX ofrece a sus clientes un acceso online prácticamente inmediato a sus notas de entrega. La solución ha aligerado también considerablemente la carga de trabajo de las agencias, que ya no necesitan dedicar tiempo y esfuerzo al almacenamiento de las notas de entrega para cumplir con sus obligaciones legales. Producción centralizada de archivos de imágenes y publicación online en el mismo día TATEX ha implantado, con el soporte de Ever Team, un centro nacional de operaciones de escaneado basado en la plataforma EverSuite para el procesamiento de todos los comprobantes de entrega para sus 35 agencias.

Se procesan las notas de entrega por tandas de 1.500 ó 2.000 unidades. Un servidor dedicado identifica cada nota de entrega firmada por medio de su código de barras y reinserta su ID en las propiedades del archivo de imagen creado en formato TIF-G4. El archivo de imagen es entonces transmitido al sistema de localización de paquetes, después de lo cual está disponible para los clientes en la extranet de TATEX, el día siguiente a su entrega.

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