El distrito escolar de Mansfield, en el área urbana de Dallas, utiliza un sistema de gestión documental basado en tecnologías de Océ para la gestión de la documentación relativa a los alumnos necesitados de educación especial. Este sistema permitió al distrito escolar acoger en tan sólo una semana a 200 alumnos especiales desplazados por los efectos del huracán Katrina.

El distrito escolar de Mansfield utilizó para ello la plataforma Océ Special Education (OSEP), un entorno flexible y automatizado que elimina los procesos manuales asociados con la administración de los IEP (Individual Education Plans) y otros documentos relacionados con los alumnos que requieren de una educación especial. Los IEP son documentos que deben de ser creados, gestionados, actualizados y distribuidos varias veces al año entre los profesores ordinarios y los especializados en educación especial, así como entre otras personas e instituciones relacionadas con cada alumno.

Estos procesos manuales suponen una importante carga de trabajo para los sistemas escolares además de ofrecer pocas garantías desde un punto de vista de conformidad legal y confidencialidad. La utilización de OSEP ha solucionado estos problemas en el distrito escolar de Mansfield, donde con anterioridad y como sigue ocurriendo en la mayoría de escuelas públicas se utilizan formularios de papel para la captura de la información sobre cada alumno.

Este distrito escolar acoge en la actualidad a 2500 alumnos con necesidades de educación especial. Anteriormente, cuando llegaba una petición de documentación desde otro distrito o escuela, los documentos debían de buscarse en un archivo, fotocopiarlos y enviarlos por correo. Ahora, el personal puede localizar rápidamente el documento buscado entre cientos de miles y enviarlo rápidamente por correo electrónico pudiendo obtener un acuse de recibo.

El distrito escolar de Mansfield finalizó la primera fase de su implementación a finales del pasado verano, convirtiendo a digital más de 650.000 documentos ya existentes. Estos documentos, que necesitaban una gran estancia para su archivo, están ahora almacenados en el disco duro del tamaño de la palma de una mano. Las tareas de escaneado del día a día son realizadas con el sistema multifuncional de Ocè VarioPrint 2060.

  

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