La documentación de los sectores de la salud, la educación y las organizaciones de servicios financieros tienen un riesgo cada vez más alto de perderse o de vulnerar las normativas de conformidad. Así lo indica el Índice de eficiencia de procesos RICOH, un estudio encargado por esta multinacional de soluciones tecnológicas a Coleman Parkes Research y que se basa en 458 entrevistas a altos ejecutivos europeos. El informe también afirma que el 31% de las organizaciones siguen perdiendo documentos importantes y que el 24% carece de instalaciones de auditoría interna para controlarlos.

Las organizaciones en el sector de la educación son las que admiten más problemas en la gestión de su información:  el 38% afirman que, de vez en cuando, pierden o extravían documentos importantes en comparación con el 14% en el sector legal. Asimismo, más de la mitad de las empresas (el 52%) señaló que el impacto más significativo es en lo que respecta a retrasos en los procesos de negocio. El resto de perjuicios varían desde daños en la reputación por la falta de pago de las facturas, hasta la pérdida de información crítica, las infracciones de cumplimiento y los clientes insatisfechos.
 
El estudio demuestra que incluso muchas de las industrias con un alto nivel de regulación están en riesgo. Un CIO del sector de la salud exponía que su empresa estaba “trabajando con la FDA (Food and Drug Administration) y la EMA (Agencia Europea de Medicamentos) para que toda la información de nuestro negocio sea realmente segura» y que, de lo contrario, habría serias dudas sobre la validez de sus datos. Sin embargo, el estudio ha demostrado que casi un tercio de las empresas de salud (el 29%) no tienen ningún proceso de seguimiento de auditoría para la documentación crítica de su negocio.
 
Respecto al control de documentos confidenciales, menos de la mitad de las organizaciones europeas de servicios financieros (sólo el 45%) confirma que tienen capacidad para llevar a cabo seguimientos de auditoría. Mientras que un 20% de las empresas del ámbito de los servicios financieros aseguran no tener ningún proceso en marcha de este tipo. Según RICOH, estas cifras impactarán en el cumplimiento de la Ley Sarbanes Oxley, que obliga a las organizaciones a garantizar que sus documentos críticos de negocio no sean alterados, destruidos o extraviados.
 
“Las dinámicas que enfrentan el futuro lugar de trabajo, como la globalización y los cambios demográficos, están impulsando la sobrecarga de información. Para el año 2020 la información digital se multiplicará por 30 y el número de archivos por 60. Este concepto de “Big Data”, en combinación con el cambio en la cultura del lugar de trabajo, significa que la gestión eficaz de la información y el cumplimiento de la normativa de los documentos es de suma importancia para las organizaciones en todos los mercados verticales”, ha señalado Vicepresidente Ejecutivo de RICOH Europe, Carsten Bruhn.
 
Según Bruhn, el estudio demuestra que muchas organizaciones están innecesariamente en riesgo y que «las organizaciones de todos los sectores verticales deben mejorar su eficiencia operativa en general con el fin de competir en el mercado mundial”.
 
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