El consejo regional de Rhineland, en Alemania, ha decidido reemplazar su antiguo sistema de gestión documental y de archivo para la administración de sus documentos internos de windream por un nuevo sistema DM de la misma desarrolladora.

El Landschaftsverband Rheinland o Consejo regional de Rhineland, situado en la región de Colonia, en Alemania, es una asociación de municipios y distritos cuya extensión geográfica abarca a unos 9.600.00 habitantes. Con un personal de unos 12.000 trabajadores, el Consejo ofrece en estos municipios servicios sociales de salud, cultura juventud y bienestar social.

Para la migración de toda la información desde el antiguo sistema al nuevo ha sido utilizado windream XML ImportManager, solución que permite transferir documentos desde cualquier formato así como su metadata asociada. Para acelerar este proceso se utilizó adicionalmente una herramienta genérica que ha sido especialmente diseñada por windream para la importación de los índices específicos de la documentación del consejo regional de Rhineland.
 
Los documentos que habían sido creados por el personal del Consejo con aplicaciones SAP R73 han sido transferidos al sistema de gestión documental de windream vía windream ArcLink. Tras esta transferencia, estos documentos pueden ser administrados con las funciones específicas del sistema DM de windream.

El Consejo tiene también previsto utilizar el archivo y las funciones de recuperación de windream en combinación con el entorno de trabajo de SAP. De esta manera, cualquier información almacenada en el archivo puede ser recuperada tanto a través de la función Find de windream como desde el entorno SAP.

Para la digitalización de los documentos en papel el Consejo de Rhineland utilizará la solución Ascent Capture para el escaneado del papel. El programa de captura ha sido conectado a windream a través de un software que actúa de interfaz y que permite pasar directamente cualquier información digitalizada desde el software de escaneo directamente al sistema de Gestión Documental para su archivo.

El Consejo de Rhineland ha adquirido también la solución windream basada en internet para permitir a los usuarios acceder a los documentos archivados a través de internet independientemente de su localización y sin la necesidad de la instalación de software adicional. Con esta solución, los miembros autorizados del personal del Consejo pueden acceder a cualquier información almacenada en el DMS de windream a través del portal web desde el exterior de sus oficinas. De la misma manera se pueden también editar, modificar y salvar documentos.

windream está especializada en soluciones para la administración y archivo de documentos electrónicos en el ámbito de oficinas así como en el terreno de las aplicaciones SAP. Sus soluciones son distribuidas en España por Tecnomedia.
 
http://www.tecnomedia.adam.es

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